Event nie zaczyna się w dniu wydarzenia

Jak połączyć terminy, ludzi, budżet, zadania i materiały, zanim drobne niedopatrzenia zamienią się w kosztowny chaos

Informacja: przedstawiona historia jest modelowym case study opartym na powtarzalnych problemach firm organizujących targi, konferencje, szkolenia, prezentacje i wydarzenia dla klientów. Nie opisuje jednego konkretnego klienta ani nie zawiera wymyślonych wyników wdrożenia.

Do rozpoczęcia wydarzenia pozostała godzina.

Stoisko jest prawie gotowe, ale brakuje przewodu do monitora. Roll-up przyjechał w nieaktualnej wersji. Część materiałów została w siedzibie firmy, a pracownik odpowiedzialny za ich transport był przekonany, że zabierze je ktoś inny. Nikt nie potrafi też szybko potwierdzić, czy tablet demonstracyjny znajduje się na miejscu, czy nadal jest używany przez inny zespół.

Każdy próbuje ratować sytuację. Ktoś jedzie do sklepu, ktoś dzwoni do biura, ktoś przeszukuje historię wiadomości. Event ostatecznie się rozpoczyna, ale firma zapłaciła za brak wcześniejszej koordynacji: pieniędzmi, czasem pracowników i niepotrzebnym stresem.

Problem nie zaczął się godzinę przed wydarzeniem. Zaczął się kilka tygodni wcześniej, kiedy informacje o terminie, zadaniach, budżecie i materiałach zostały rozdzielone pomiędzy kalendarze, arkusze, wiadomości i pamięć pracowników.

Wydarzenie jest procesem, a nie pozycją w kalendarzu

W wielu organizacjach event jest traktowany jak data: nazwa wydarzenia, miejsce i godzina rozpoczęcia. Taki zapis mówi jednak tylko, kiedy firma ma się pojawić. Nie odpowiada na znacznie ważniejsze pytania:

• jaki jest cel udziału w wydarzeniu,

• kto odpowiada za przygotowanie,

• które osoby mają być obecne,

• jakie zadania należy wykonać wcześniej,

• jaki budżet został przeznaczony na realizację,

• które materiały i urządzenia będą potrzebne,

• co zostało już wydane i co powinno wrócić,

• z jakim projektem lub działaniem handlowym wydarzenie jest związane.

Data w kalendarzu nie jest planem. Jest tylko punktem końcowym całego procesu przygotowania.

Firma Verto organizowała wydarzenia skutecznie — dopóki było ich niewiele

Wyobraźmy sobie firmę Verto, która uczestniczy w targach branżowych, prowadzi szkolenia dla klientów i organizuje lokalne prezentacje produktów. W ciągu roku realizuje wiele wydarzeń o różnej skali. Część przygotowuje marketing, część dział sprzedaży, a część regionalni przedstawiciele.

Początkowo koordynacją zajmowała się jedna osoba. Znała wyposażenie, pracowników i terminy. Wiedziała, gdzie przechowywane są materiały oraz kto może pojechać na wydarzenie. Większość ustaleń dało się zapamiętać lub szybko potwierdzić telefonicznie.

Wraz ze wzrostem firmy pojawiły się kolejne zespoły, lokalizacje i równoległe wydarzenia. Informacje zaczęły trafiać do różnych miejsc:

• termin znajdował się w kalendarzu jednej osoby,

• lista uczestników w wiadomości e-mail,

• zadania w arkuszu lub na komunikatorze,

• budżet w osobnym pliku,

• materiały promocyjne w ewidencji magazynowej,

• ustalenia dotyczące transportu w prywatnej rozmowie,

• zmiany dokonane w ostatniej chwili tylko w pamięci organizatora.

Firma nadal organizowała eventy. Coraz częściej robiła to jednak dzięki improwizacji, a nie dzięki uporządkowanemu procesowi.

Chaos przed wydarzeniem ma konkretną cenę

Koszty eventu zwykle kojarzą się z wynajmem powierzchni, transportem, noclegiem, obsługą i produkcją materiałów. Brak koordynacji tworzy jednak dodatkową kategorię wydatków, która rzadko pojawia się jako osobna pozycja w budżecie.

Zakupy wykonywane w ostatniej chwili

Jeżeli brak materiałów zostaje zauważony tuż przed wydarzeniem, firma zamawia je w trybie ekspresowym albo kupuje rozwiązanie zastępcze. Płaci więcej nie dlatego, że potrzebuje wyższej jakości, lecz dlatego, że informacja pojawiła się zbyt późno.

Podwójne rezerwowanie ludzi i zasobów

Dwa zespoły mogą zaplanować użycie tego samego monitora, namiotu, zestawu demonstracyjnego lub samochodu. Ten sam pracownik może zostać przypisany do wydarzeń odbywających się w podobnym terminie. Konflikt wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy trudno już zmienić plan.

Zadania bez właściciela

„Trzeba zamówić transport” nie oznacza jeszcze, że ktoś rzeczywiście zamówi transport. Zadanie bez przypisanej osoby i terminu pozostaje wspólną odpowiedzialnością, czyli w praktyce często odpowiedzialnością niczyją.

Czas przeznaczony na szukanie informacji

Pracownicy pytają, kto dokonał rezerwacji, gdzie znajdują się materiały i która wersja prezentacji jest aktualna. Każde pytanie zajmuje kilka minut. Przy wielu osobach i wielu wydarzeniach powstają godziny pracy, które nie zwiększają wartości wydarzenia.

Brak kontroli nad budżetem

Jeżeli koszty są zapisywane w kilku miejscach, obraz wydatków staje się niepełny. Organizator zna koszt powierzchni, marketing koszt druku, a sprzedaż rachunki za dojazd. Nikt nie widzi całkowitego obciążenia związanego z wydarzeniem.

Zasoby, które nie wracają

Po zakończeniu eventu część wyposażenia trafia do magazynu, część zostaje w samochodzie, a część jedzie bezpośrednio na kolejne wydarzenie. Bez powiązania wydania z konkretnym eventem trudno później ustalić, kto korzystał z danego zasobu i czy powinien on zostać zwrócony.

Największym problemem nie jest brak pracy, lecz brak wspólnego obrazu

W Verto każdy wykonywał swoją część obowiązków. Marketing przygotowywał materiały, sprzedaż zapraszała klientów, administracja rezerwowała noclegi, a magazyn wydawał wyposażenie.

Problem polegał na tym, że żaden zespół nie widział całego procesu.

Organizator musiał ręcznie łączyć informacje z wielu źródeł. Kierownik poznawał stan przygotowań podczas spotkania lub po wysłaniu serii wiadomości. Osoba przejmująca wydarzenie po nieobecnym pracowniku zaczynała praktycznie od zera.

Rozwiązaniem nie było dodanie kolejnego arkusza. Potrzebne było jedno miejsce, w którym wydarzenie przestaje być wyłącznie datą, a staje się wspólnym obiektem pracy organizacji.

Jak KintarApp porządkuje przygotowanie wydarzenia?

Jedno wydarzenie, jeden wspólny kontekst

Termin, lokalizacja, zespół, budżet i materiały mogą zostać zebrane w jednym widoku. Pracownik nie musi wiedzieć, w którym pliku zapisano konkretną informację ani kto posiada jego najnowszą wersję.

Kalendarz organizacji zamiast prywatnych terminów

Wydarzenia są widoczne w kalendarzu organizacji. Dzięki temu łatwiej zauważyć nakładające się terminy, okresy intensywnej pracy oraz sytuacje, w których kilka zespołów może potrzebować tych samych osób lub zasobów.

Zespół przypisany do wydarzenia

Lista zaangażowanych osób nie musi być odtwarzana z korespondencji. Wiadomo, kto uczestniczy w realizacji i do kogo zwrócić się w sprawie konkretnego eventu.

Powiązanie wydarzenia z projektem i zadaniami

Większe wydarzenie może zostać osadzone w szerszym projekcie. Zadania, podzadania, terminy i odpowiedzialność pomagają przekształcić ogólne ustalenia w działania, które można przypisać i monitorować na tablicy Kanban.

Materiały wydawane w konkretnym celu

Sprzęt i materiały nie znikają anonimowo z dostępnego stanu. Ich wydanie może zostać powiązane z wydarzeniem, dzięki czemu organizacja wie, gdzie i dlaczego zostały wykorzystane. Po evencie można również zarejestrować zwrot zasobów przeznaczonych do ponownego użycia.

Dane, które można dalej wykorzystać

Informacje o wydarzeniach nie kończą życia w prywatnym kalendarzu organizatora. Mogą zostać zachowane w organizacji, a w razie potrzeby również wyeksportowane do pliku CSV lub Excel.

Ta sama firma, ale inny sposób przygotowania

Przed uporządkowaniem procesu planowanie eventu zaczynało się od utworzenia terminu i wysłania wiadomości do kilku osób. Kolejne ustalenia trafiały tam, gdzie akurat było najwygodniej. Informacja o zmianie lokalizacji mogła znaleźć się w e-mailu, nowe zadanie na komunikatorze, a wydanie sprzętu w osobnym rejestrze.

Po wprowadzeniu wspólnego sposobu pracy zespół rozpoczyna od utworzenia wydarzenia w KintarApp. Uzupełnia termin, miejsce i podstawowy kontekst, przypisuje osoby, łączy event z projektem oraz określa potrzebne materiały. Zadania otrzymują właścicieli i terminy, a zasoby są wydawane z informacją o celu wykorzystania.

W dniu wydarzenia pracownicy nie próbują już odtwarzać całego planu. Sprawdzają wspólny zapis i reagują tylko na sytuacje, których rzeczywiście nie dało się przewidzieć.

Po zakończeniu wydarzenia wiadomo, które materiały zostały wykorzystane, które zasoby powinny wrócić i kto uczestniczył w realizacji. Kolejny podobny event nie musi być przygotowywany od początku.

Dobra organizacja wydarzeń powstaje w pięciu etapach

1. Zdefiniowanie wydarzenia

Firma zapisuje cel, termin, lokalizację, kategorię i podstawowe założenia. Już na tym etapie wydarzenie staje się widoczne dla organizacji, a nie wyłącznie dla osoby, która je utworzyła.

2. Ustalenie odpowiedzialności

Do wydarzenia przypisywane są osoby, a działania zostają rozpisane na zadania i terminy. Każdy element przygotowania powinien mieć konkretnego właściciela.

3. Zaplanowanie budżetu i zasobów

Zespół określa potrzebne wyposażenie oraz materiały. Dzięki wspólnej ewidencji może sprawdzić ich dostępność wcześniej, zamiast odkrywać braki podczas pakowania.

4. Realizacja i aktualizacja informacji

Wszelkie istotne zmiany powinny trafiać do wspólnego procesu. Informacja przekazana tylko jednej osobie nie jest jeszcze informacją dostępną dla organizacji.

5. Zamknięcie i zachowanie historii

Po wydarzeniu firma rejestruje zwroty i zachowuje informacje potrzebne przy kolejnych realizacjach. Proces kończy się dopiero wtedy, gdy rozliczone zostaną zadania, materiały i odpowiedzialność.

System nie zastąpi organizatora, ale usunie dużą część niepotrzebnej improwizacji

KintarApp nie przewidzi awarii samochodu, zmiany pogody ani decyzji organizatora targów. Nie wykona również zadania za osobę, która została do niego przypisana.

Może jednak usunąć problemy wynikające z braku podstawowej informacji. Pozwala zobaczyć wydarzenie jako całość: jego termin, ludzi, zadania, koszty i zasoby. Dzięki temu zespół poświęca mniej energii na odtwarzanie ustaleń, a więcej na przygotowanie wartościowego doświadczenia dla uczestników.

Kto szczególnie skorzysta na takim podejściu?

Uporządkowany proces wydarzeń jest przydatny nie tylko agencjom eventowym. Korzystają z niego również:

• firmy uczestniczące w targach i konferencjach,

• działy sprzedaży organizujące prezentacje produktów,

• organizatorzy szkoleń i warsztatów,

• firmy prowadzące wydarzenia w wielu oddziałach,

• zespoły marketingowe realizujące akcje promocyjne,

• organizacje wypożyczające wyposażenie na eventy,

• firmy obsługujące cykliczne spotkania z klientami.

Im więcej wydarzeń, lokalizacji, pracowników i współdzielonych materiałów, tym szybciej prywatny kalendarz oraz arkusz przestają wystarczać.

Dobrze zorganizowany event nie zaczyna się od gaszenia pożarów

Uczestnik widzi tylko dzień wydarzenia. Firma ponosi jednak skutki wszystkich decyzji podjętych wcześniej — również tych, których nikt nie podjął.

Brak przypisanej odpowiedzialności, niewidoczny budżet, sprzęt zarezerwowany przez inny zespół i materiały zamówione zbyt późno nie są przypadkowymi wpadkami. Najczęściej są konsekwencją procesu, w którym informacje nie zostały połączone.

KintarApp pozwala zebrać wydarzenia, zespół, zadania, budżet i firmowe zasoby w jednym środowisku. Dzięki temu dzień eventu może być momentem realizacji przygotowanego planu, a nie początkiem nerwowego ustalania, co właściwie miało się wydarzyć.

Załóż bezpłatne konto i sprawdź, jak KintarApp może uporządkować przygotowanie wydarzeń w Twojej organizacji.