Sprzęt zarabia tylko wtedy, gdy wiadomo, gdzie jest

Jak brak aktualnej informacji o dostępności zamienia firmowy majątek w zamrożony kapitał, przestoje i utracone zlecenia

Informacja: przedstawiona historia jest modelowym case study opartym na powtarzalnych problemach firm posiadających, udostępniających lub wypożyczających sprzęt. Nie opisuje jednego konkretnego klienta ani nie zawiera wymyślonych wyników wdrożenia.

Klient dzwoni w środę rano. Potrzebuje dwóch urządzeń na realizację rozpoczynającą się w piątek.

Firma posiada dokładnie taki sprzęt. Problem polega na tym, że handlowiec nie potrafi potwierdzić, czy jest on dostępny. Jedno urządzenie prawdopodobnie znajduje się u klienta, drugie mogło wrócić z wydarzenia, a trzecie ostatnio widziano w samochodzie pracownika terenowego.

Zaczynają się telefony. Magazyn sprawdza półki, koordynator przegląda wiadomości, a handlowiec próbuje skontaktować się z osobą, która kilka dni wcześniej korzystała ze sprzętu. Klient nie chce czekać. Wybiera inną firmę.

Kilka godzin później okazuje się, że potrzebne urządzenia przez cały czas były dostępne.

Firma nie straciła zlecenia dlatego, że nie posiadała sprzętu. Straciła je dlatego, że nie posiadała wiarygodnej informacji.

Posiadanie sprzętu nie oznacza, że firma może go wykorzystać

Urządzenia, narzędzia i wyposażenie są kupowane po to, aby wspierać pracę albo bezpośrednio generować przychód. Mogą być wynajmowane klientom, wysyłane na realizacje, używane podczas prezentacji, przypisywane do projektów albo udostępniane pracownikom.

W księgach nadal pozostają majątkiem firmy. Operacyjnie mogą jednak stać się niewidoczne.

Sprzęt, którego lokalizacji i dostępności nie da się szybko potwierdzić, jest trudny do zaplanowania. Handlowiec nie może bezpiecznie zaoferować go klientowi. Kierownik nie wie, czy może przyjąć kolejne zlecenie. Magazyn nie potrafi wskazać osoby odpowiedzialnej za zwrot. Zarząd widzi wartość zakupionego wyposażenia, ale nie widzi, czy ta wartość jest rzeczywiście wykorzystywana.

W efekcie aktywo, które miało zarabiać, zaczyna generować głównie koszt posiadania.

Ten problem dotyczy znacznie większej liczby firm, niż mogłoby się wydawać

Nie chodzi wyłącznie o klasyczne wypożyczalnie. Z podobnym problemem mierzą się między innymi:

• firmy budowlane i instalacyjne przekazujące narzędzia pomiędzy ekipami,

• dystrybutorzy posiadający sprzęt demonstracyjny,

• przedsiębiorstwa wykonujące pomiary i prace terenowe,

• agencje eventowe oraz firmy wynajmujące wyposażenie wydarzeń,

• studia fotograficzne i produkcyjne,

• działy IT udostępniające urządzenia pracownikom,

• firmy szkoleniowe korzystające z mobilnych zestawów,

• serwisy i zespoły techniczne posiadające specjalistyczne wyposażenie,

• organizacje wykorzystujące wspólną flotę tabletów, monitorów, kamer lub urządzeń testowych.

W każdym z tych przypadków wartość sprzętu zależy nie tylko od jego parametrów. Zależy również od zdolności firmy do szybkiego ustalenia, gdzie się znajduje, kto z niego korzysta i czy można przeznaczyć go do kolejnego zadania.

Firma Verto posiadała sprzęt. Nie posiadała jednego obrazu jego obiegu

Verto rozwijało działalność usługową i coraz częściej udostępniało klientom specjalistyczne urządzenia. Część sprzętu była wynajmowana, część wykorzystywana podczas prezentacji, a część przekazywana zespołom realizującym projekty w różnych lokalizacjach.

Na początku wystarczała pamięć magazyniera oraz arkusz zawierający listę urządzeń. Arkusz dobrze odpowiadał na pytanie: „Co firma kupiła?”. Znacznie gorzej odpowiadał na pytanie: „Co jest dostępne teraz?”.

Wraz ze wzrostem liczby realizacji pojawiły się kolejne źródła informacji:

• lista zakupionego sprzętu,

• dokumenty wydań,

• kalendarze pracowników,

• wiadomości dotyczące zwrotów,

• projekty i wydarzenia, na które wysyłano urządzenia,

• prywatne ustalenia pomiędzy handlowcem a magazynem.

Każde źródło opisywało fragment sytuacji. Żadne nie pokazywało całości.

Brak informacji o sprzęcie odbiera firmie przychody na kilka sposobów

Utracone zapytania klientów

Jeżeli handlowiec nie może szybko potwierdzić dostępności, ma trzy możliwości: poprosić klienta o czekanie, odmówić albo złożyć obietnicę bez pewności, że będzie można ją spełnić. Każda z nich niesie ryzyko utraty sprzedaży lub zaufania.

Sprzęt stoi, chociaż mógłby pracować

Urządzenie może znajdować się w magazynie, oddziale lub samochodzie pracownika i pozostawać niewykorzystane tylko dlatego, że nikt poza jedną osobą nie zna jego aktualnego położenia. Fizycznie jest wolne. Z punktu widzenia firmy jest niedostępne.

Firma kupuje kolejne urządzenie zamiast wykorzystać obecne

Gdy odnalezienie sprzętu trwa dłużej niż podjęcie decyzji zakupowej, organizacja może zamówić kolejną sztukę. Nowy zakup rozwiązuje pilny problem, ale jednocześnie zwiększa wartość kapitału zamrożonego w wyposażeniu.

Opóźniony zwrot blokuje następną realizację

Urządzenie, które miało wrócić po wydarzeniu lub projekcie, nadal znajduje się poza magazynem. Jeżeli informacja o braku zwrotu pojawia się dopiero przed kolejnym wydaniem, firma nie ma czasu na reakcję.

Niekompletny zestaw przestaje być użyteczny

Główne urządzenie może być dostępne, ale bez zasilacza, przewodu, uchwytu, walizki lub elementu montażowego nie da się go przekazać klientowi. Brak odpowiedzialności za cały zestaw sprawia, że wartościowy sprzęt nie może pracować z powodu niedrogiego dodatku.

Pracownicy zarządzają sprzętem przez telefon

Handlowcy, magazyn, kierownicy projektów i pracownicy terenowi regularnie pytają siebie nawzajem o te same rzeczy. Czas potrzebny na odtworzenie informacji staje się ukrytym kosztem każdej realizacji.

Decyzje inwestycyjne opierają się na wrażeniu

Bez historii wykorzystania łatwo uznać, że firma ma zbyt mało urządzeń, chociaż problemem jest ich niekontrolowany obieg. Można również nie zauważyć, że konkretny rodzaj sprzętu regularnie pozostaje niewykorzystany i nie powinien być ponownie kupowany.

Najdroższy przestój to ten, którego firma nawet nie widzi

Awaria jest widoczna. Urządzenie trafia do serwisu, realizacja zostaje przełożona, a koszt można przypisać do konkretnego zdarzenia.

Znacznie trudniej zauważyć przestój informacyjny. Sprzęt jest sprawny, ale nie pracuje, ponieważ jego dostępność nie została potwierdzona. Nie powstaje dokument awarii ani komunikat o problemie. Pojawia się tylko brak kolejnego zlecenia, dodatkowy zakup albo pracownik, który po raz kolejny szuka urządzenia.

Tego rodzaju straty są rozproszone. Właśnie dlatego mogą trwać długo bez wyraźnej reakcji organizacji.

Rozwiązaniem nie jest dłuższa lista sprzętu

Verto próbowało rozwijać dotychczasowy arkusz. Dodawano kolejne kolumny: osoba, data wydania, przewidywany zwrot, projekt, klient i uwagi. Z czasem plik stawał się coraz bardziej szczegółowy, ale nie stawał się bardziej wiarygodny.

Problem nie wynikał z braku miejsca na dane. Wynikał z braku jednego procesu ich aktualizowania.

Ewidencja zaczyna działać dopiero wtedy, gdy wydanie, wykorzystanie i zwrot sprzętu pozostawiają wspólny ślad. Firma potrzebuje nie tylko katalogu swoich urządzeń, ale również odpowiedzi na pytania:

• co jest dostępne,

• ile sztuk można wykorzystać,

• kto odpowiada za sprzęt,

• dlaczego opuścił on magazyn,

• z jakim klientem, projektem lub wydarzeniem jest związany,

• czy został zwrócony,

• jak zmieniała się jego dostępność.

Jak KintarApp przywraca sprzęt do obiegu biznesowego?

Wspólny rejestr zasobów

Sprzęt jest ewidencjonowany w jednym miejscu dostępnym dla organizacji. Zespół nie musi ustalać, który arkusz jest aktualny ani kto posiada pełną listę wyposażenia.

Widoczna ilość i dostępność

Informacja o stanie nie kończy się na liczbie zakupionych sztuk. Firma może sprawdzić, jaka ilość pozostaje dostępna po kolejnych wydaniach i zwrotach.

Odpowiedzialność przypisana do konkretnej osoby

Wiadomo, kto pobrał urządzenie lub odpowiada za jego wykorzystanie. Nie chodzi o szukanie winnego, lecz o skrócenie drogi do wiarygodnej informacji.

Kontekst wykorzystania

Wydanie może zostać powiązane z klientem, projektem albo wydarzeniem. Sprzęt nie znika więc „gdzieś w firmie”. Organizacja zna cel jego wykorzystania i może odtworzyć okoliczności zmiany dostępności.

Rejestrowanie zwrotów

Po zakończeniu realizacji zasób może zostać zwrócony do dostępnego stanu. Kolejny pracownik nie musi zgadywać, czy urządzenie faktycznie wróciło.

Historia zamiast pamięci

Kolejne wydania i zwroty tworzą historię obiegu sprzętu. Dzięki temu informacja nie odchodzi razem z pracownikiem i nie znika w archiwum komunikatora.

Co zmienia się podczas kolejnego zapytania klienta?

Przed uporządkowaniem procesu handlowiec rozpoczynał od telefonów. Pytał magazyn, koordynatora i ostatnią osobę, która mogła korzystać z urządzenia. Odpowiedź zależała od dostępności pracowników, a klient czekał.

Po wprowadzeniu wspólnej ewidencji handlowiec zaczyna od sprawdzenia dostępnego stanu i historii wykorzystania. Widzi, czy sprzęt został wydany oraz z jakim działaniem jest związany. Jeżeli potrzebuje dodatkowego potwierdzenia, wie, do której osoby się zwrócić.

KintarApp nie sprawia, że każdy zasób automatycznie staje się wolny. Sprawia jednak, że firma przestaje tracić czas na ustalanie podstawowych faktów.

To zmienia jakość decyzji. Odpowiedź dla klienta może wynikać z danych, a nie z przypuszczenia.

Ewidencja pozwala lepiej ocenić, czy sprzęt naprawdę zarabia

Sama historia wydań nie jest jeszcze zaawansowanym systemem analitycznym. Tworzy jednak podstawę, bez której nie da się wiarygodnie ocenić wykorzystania majątku.

Na podstawie uporządkowanych informacji firma może między innymi:

• zauważyć sprzęt, który rzadko opuszcza magazyn,

• rozpoznać urządzenia wykorzystywane najczęściej,

• odróżnić realny brak sprzętu od problemu z jego obiegiem,

• lepiej uzasadnić zakup kolejnej sztuki,

• wcześniej zidentyfikować powtarzające się problemy ze zwrotami,

• ocenić, które projekty, wydarzenia lub klienci korzystają z określonych zasobów.

System nie musi automatycznie wyliczać każdego wskaźnika, aby poprawić decyzje. Najpierw firma potrzebuje wiarygodnych danych o tym, co rzeczywiście dzieje się ze sprzętem.

Szczególna wartość dla wypożyczalni i firm usługowych

W przedsiębiorstwie wypożyczającym sprzęt każda jednostka ma ograniczoną liczbę dni, w których może generować przychód. Dzień bez wynajmu może być naturalną przerwą wynikającą z popytu. Może być też skutkiem tego, że firma nie potrafiła potwierdzić dostępności, urządzenie nie zostało zwrócone albo znajdowało się poza właściwą lokalizacją.

KintarApp porządkuje podstawową warstwę operacyjną: rejestr, dostępny stan, odpowiedzialność, cel wydania i zwrot. Nie zastępuje obecnie specjalistycznego systemu obsługującego internetowe rezerwacje, umowy, fakturowanie, automatyczny harmonogram serwisu czy zaawansowaną analitykę wykorzystania.

Dla wielu organizacji pierwszym problemem nie jest jednak brak rozbudowanej automatyzacji. Jest nim brak odpowiedzi na pytanie: „Gdzie teraz znajduje się nasz sprzęt?”.

Uporządkowanie tej informacji jest pierwszym krokiem do dalszej optymalizacji wynajmu, planowania i inwestycji.

Od którego sprzętu warto zacząć?

Nie trzeba od razu ewidencjonować każdego przewodu i drobnego narzędzia. Największą wartość przynosi rozpoczęcie od zasobów, które:

1. mają wysoką wartość zakupu,

2. bezpośrednio generują przychód,

3. często zmieniają użytkownika lub lokalizację,

4. są wykorzystywane przez kilka zespołów,

5. regularnie powodują pytania o dostępność,

6. mogą zablokować realizację, jeśli nie wrócą na czas,

7. są przekazywane klientom, na projekty lub wydarzenia.

Taki zakres pozwala szybko zbudować nawyk rejestrowania obiegu tam, gdzie brak informacji powoduje największe ryzyko finansowe.

Sprzęt nie zarabia od samego faktu posiadania

Zakup urządzenia jest dopiero początkiem. Firma odzyskuje zainwestowane pieniądze wtedy, gdy sprzęt pracuje, wspiera realizacje, umożliwia sprzedaż lub jest udostępniany klientom.

Jeżeli organizacja nie wie, gdzie znajduje się urządzenie, kto za nie odpowiada i czy może zostać wykorzystane, nie zarządza aktywem. Zarządza niepewnością.

KintarApp pozwala połączyć sprzęt z jego rzeczywistym obiegiem: dostępną ilością, osobą odpowiedzialną, klientem, projektem, wydarzeniem oraz historią wydań i zwrotów. Dzięki temu firmowy majątek przestaje być wyłącznie pozycją na liście i ponownie staje się zasobem, którym można świadomie zarządzać.

Załóż bezpłatne konto i sprawdź, jak KintarApp może pomóc Twojej firmie lepiej wykorzystywać posiadany sprzęt.